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Wie plant man ein Event/ Festival?

Ein Event, ein Konzert oder ein Festival selbst zu planen und zu veranstalten ist eine tolle Sache.  Allerdings fordert es nicht nur viel Arbeit, sondern auch sehr viel Engagement, Zeit und Nerven. Nicht umsonst gibt es viele Firmen, die die Planung von solchen Festivals zu ihrem Berufsinhalt gemacht haben.
Deswegen geben wir euch hier einige Tipps, was ihr bei der Organisation beachten müsst.

Übersicht:
Die ersten Schritte

Planungsphase und Öffentlichkeitsarbeit

Rechtliches

Links und Wissenswertes

Die ersten Schritte der Organisation

Im Allgemeinen sollten gewisse Dinge geklärt werd

  • Wer ist die Zielgruppe des Events?

Diese Frage ist sehr wichtig, denn sie beeinflusst die weitere Planung.

  • Für wie viele Menschen plane ich eine Veranstaltung?

Bei hundert Besuchern wird natürlich beispielsweise mit einer anderen Getränkemenge spekuliert als bei  fünfhundert Besuchern.

  • Welcher Termin ist für das Festival geplant? Ist er wirklich umsetzbar?

Der Termin ist erst sicher, wenn das Ordnungsamt (und der Vermieter der Räumlichkeiten) den Termin bestätigen.  Allerdings erhält man nicht eine beliebige Genehmigung, sondern diese gilt nur für den beantragten Termin.
 

Die Aufgabenplanung

Habt ihr euch wirklich entschieden eigenständig die Planung eines Festivals in Angriff zu nehmen solltet ihr euch überlegen, wer welche Aufgabenbereiche übernimmt. Veranstaltet ihr ein Fest bei dem mehrere Personen an der Planung beteiligt sind, sollte klar die Aufgabenbereiche definiert und abgestimmt werden.

  • Was für Aufgaben gibt es, wer kümmert sich um was?
  • Wer kümmert sich um die Finanzen, um die Örtlichkeiten, um die Genehmigung?
  • Was wird zusätzlich benötigt?
  • Getränke?
  • Heizkörper?
  • Stromgeneratoren?
  • Dixi Toiletten?

Wöchentlich solltet ihr euch zusammen setzen und die anderen darüber informieren, wie weit ihr mit der Planung eures Aufgabenbereichs bereits seid.

 

Der Finanzplan

Es empfiehlt sich bei der Planung eines Events einen Finanzplan zu erstellen. Der sollte folgendes beinhalten:

die Ausgaben für

  • Mietgebühren von Geräten sowie von der Location
  • eventuell anfallende Reinigungskosten usw.
  • Getränke oder Speise
  • Versicherungen
  • Genehmigungen


Tipp: Viele Firmen sponsoren Veranstaltungen, wenn im Gegenzug z.B. die Flyer Werbung der Firma beinhalten. Fragt doch einfach mal nach!


Der Zeitplan

Der Zeitplan ist abhängig von der Größe des Events.

Umso größer das Event, umso umfangreicher ist natürlich auch die Organisation und damit verbunden Zeit vergeht wie im Flug.
Der Zeitplan sollte alle Eventualitäten einplanen: eine Genehmigung, die nicht sofort erteilt wird, eine Band die abspringt oder eine andere unerwartete Situation. Wichtig ist, dass ihr euch genügend Zeit einräumt.

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Öffentlichkeitsarbeit

Sind alle rechtlichen Angelegenheiten geklärt, erfolgt am Ende der Organisation die Ankündigung des Events durch Öffentlichkeitsarbeit. Sie ist wichtig, denn ohne die Öffentlichkeitsarbeit würden nur die wenigsten an dem Event teilnehmen und die Wahrscheinlichkeit ist damit sehr hoch, dass man am Schluss alleine da steht.
Dabei hat man verschiedene Möglichkeiten, um die Aufmerksamkeit der Leute auf ein Event zu lenken. Durch...

  • Flyer
  • Plakate
  • Zeitungsannonce
  • Radio


Was bei manchen der oben genannten Medien zu beachten ist:

  • das Verteilen von Flyern fordert eine spezielle Genehmigung, die ihr beim Ordnungsamt der zuständigen Stadt erhalten könnt, ebenso das Anheften von Plakaten an öffentlichen Plätzen
  • eine Zeitungsannonce ist oft mit einem Umkostenbeitrag verbunden


Egal welches Medium ihr wähl oder ob ihr vielleicht auch mehrere zusammen kombiniert: ist es wichtig, dass ihr den Zeitpunkt der Veröffentlichung geschickt wählt.
Informiert ihr die Leute zu spät, werden sich nur noch wenige Zeit nehmen. Informiert ihr zu früh, gerät euer Event in Vergessenheit. Deshalb: die Leute früh genug informieren und zur Not mehrmals auf das Event aufmerksam machen.

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Rechtliche Vorgaben

Bei einem Event kann einem ganz schnell der Spaß vergehen, wenn man sich nicht vorher mit den rechtlichen Grundlagen und den anfallenden Genehmigungen beschäftigt hat.
Über verschiedene Dinge sollte man informiert sein:


Baurecht
Versammlungsrecht
Sondernutzungsgenehmigung
Sing-Spiel-Genehmigung

Schankerlaubnis
Gesundheitszeugnis
Feiertage


Jugendliche auf Events

Nehmen Jugendliche unter 18 Jahren an dem Event teil? Dann gilt das Jugendschutzgesetz. Es regelt wie lange Jugendliche unter 16 Jahren und unter 18 Jahren an bestimmten Events teilnehmen dürfen. Die jeweiligen Regelungen schaut am besten im Gesetz nach.

Das Jugendschutzgesetz regelt auch die Abgabe von Alkohol an Jugendliche. 

Das solltet ihr bei der Planung eines Events beachten, wenn ihr Alkohol ausschenken möchtet und Jugendliche unter 16 Jahren teilnehmen werden.
Das Jugendschutzgesetz findet ihr hier.


Versicherungen

Der Veranstalter kann für alle Unfälle, für alle defekten oder irreperabelen Schäden zur Verantwortung gezogen werden.
Deshalb empfiehlt sich, eine Haftpflichtversicherung und darüber hinaus weitere angebrachte Versicherungen abzuschließen. Die Haftpflicht bezieht sich zum Beispiel in den seltensten Fällen auf ausgeliehenes Material wie eine Musikanlage oder ähnliches. Deswegen empfiehlt es sich bei einem Musikevent oft sich einer zusätzlichen Elektroversicherung zu bedienen.
In der Regel kann man bei vielen Versicherungen eine "einmalige Haftpflicht" abschließen, die nur für das besagte Event gilt. Die Kosten richten sich in der Regel nach der Menge der Besucher.
Ein Überblick über die ungefähren Kosten findet ihr hier.


GEMA

"Die Abkürzung "GEMA" steht für "Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte".

Sie nimmt die Urheberrechte wahr, die ihre Mitglieder, die Musikurheber, ihr übertragen haben und stellt sie dem Musiknutzer gegen Vergütung zur Verfügung. Diese Aufgabe nimmt in Deutschland für urheberrechtlich geschützte Werke der Musik ausschließlich die GEMA wahr."

(Quelle: https://www.gema.de/musikurheber/10-fragen-10-antworten.html Abrufdatum: 24.03.2011, 13:38)


Insofern ihr Musik von einer Band auf eurer Feier oder einen Festival abspielen möchtet, braucht ihr dafür eine Genehmigung von der GEMA, was mit Kosten verbunden ist.  Hier könnt ihr die Tarife passend auf euren Event finden.

 

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Links

www.nonprofit.de/marketing-pr/eventmanagement/event-die-richtige-planung-erleichtert-den-erfolg/


Falls ihr ein Event plant, könnt ihr euch in diesem Forum über eure Fragen austauschen

An welche Stelle wende ich mich für welche Genehmigung?

 

Hier findet ihr Informationen über GEMA, falls ihr Musik abspielen möchtet


Mehr über die Künstlersozialversicherung findet ihr hier


Ein Beispiel für die Kosten bei der Versicherung

 

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