Öffentlichkeitsarbeit

Sind alle rechtlichen Angelegenheiten geklärt, erfolgt am Ende der Organisation die Ankündigung des Events durch Öffentlichkeitsarbeit. Sie ist wichtig, denn ohne die Öffentlichkeitsarbeit würden nur die wenigsten an dem Event teilnehmen und die Wahrscheinlichkeit ist damit sehr hoch, dass man am Schluss alleine da steht.
Dabei hat man verschiedene Möglichkeiten, um die Aufmerksamkeit der Leute auf ein Event zu lenken. Durch...

• Flyer
• Plakate
• Zeitungsannonce
• Radio

Was bei manchen der oben genannten Medien zu beachten ist:

• das Verteilen von Flyern fordert eine spezielle Genehmigung, die ihr beim Ordnungsamt der zuständigen Stadt erhalten könnt, ebenso das Anheften von Plakaten an öffentlichen Plätzen
• eine Zeitungsannonce ist oft mit einem Umkostenbeitrag verbunden

Egal welches Medium ihr wähl oder ob ihr vielleicht auch mehrere zusammen kombiniert: ist es wichtig, dass ihr den Zeitpunkt der Veröffentlichung geschickt wählt.
Informiert ihr die Leute zu spät, werden sich nur noch wenige Zeit nehmen. Informiert ihr zu früh, gerät euer Event in Vergessenheit. Deshalb: die Leute früh genug informieren und zur Not mehrmals auf das Event aufmerksam machen.

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Rechtliche Vorgaben

Bei einem Event kann einem ganz schnell der Spaß vergehen, wenn man sich nicht vorher mit den rechtlichen Grundlagen und den anfallenden Genehmigungen beschäftigt hat.
Über verschiedene Dinge sollte man informiert sein:

Baurecht
Versammlungsrecht
Sondernutzungsgenehmigung
Sing-Spiel-Genehmigung

Schankerlaubnis
Gesundheitszeugnis
Feiertage


Jugendliche auf Events

Nehmen Jugendliche unter 18 Jahren an dem Event teil? Dann gilt das Jugendschutzgesetz. Es regelt wie lange Jugendliche unter 16 Jahren und unter 18 Jahren an bestimmten Events teilnehmen dürfen. Die jeweiligen Regelungen schaut am besten im Gesetz nach.

Das Jugendschutzgesetz regelt auch die Abgabe von Alkohol an Jugendliche. 

Das solltet ihr bei der Planung eines Events beachten, wenn ihr Alkohol ausschenken möchtet und Jugendliche unter 16 Jahren teilnehmen werden.
Das Jugendschutzgesetz findet ihr hier.


Versicherungen

Der Veranstalter kann für alle Unfälle, für alle defekten oder irreperabelen Schäden zur Verantwortung gezogen werden.
Deshalb empfiehlt sich, eine Haftpflichtversicherung und darüber hinaus weitere angebrachte Versicherungen abzuschließen. Die Haftpflicht bezieht sich zum Beispiel in den seltensten Fällen auf ausgeliehenes Material wie eine Musikanlage oder ähnliches. Deswegen empfiehlt es sich bei einem Musikevent oft sich einer zusätzlichen Elektroversicherung zu bedienen.
In der Regel kann man bei vielen Versicherungen eine "einmalige Haftpflicht" abschließen, die nur für das besagte Event gilt. Die Kosten richten sich in der Regel nach der Menge der Besucher.
Ein Überblick über die ungefähren Kosten findet ihr hier.

GEMA

"Die Abkürzung "GEMA" steht für "Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte".

Sie nimmt die Urheberrechte wahr, die ihre Mitglieder, die Musikurheber, ihr übertragen haben und stellt sie dem Musiknutzer gegen Vergütung zur Verfügung. Diese Aufgabe nimmt in Deutschland für urheberrechtlich geschützte Werke der Musik ausschließlich die GEMA wahr."

(Quelle: https://www.gema.de/musikurheber/10-fragen-10-antworten.html Abrufdatum: 24.03.2011, 13:38)


Insofern ihr Musik von einer Band auf eurer Feier oder einen Festival abspielen möchtet, braucht ihr dafür eine Genehmigung von der GEMA, was mit Kosten verbunden ist.  Hier könnt ihr die Tarife passend auf euren Event finden.

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